Wir führen unsere Bücher präzise und wahrheitsgetreu
Präzise und wahrheitsgetreue Aufzeichnungen sind entscheidend, um fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können und die Integrität unserer Finanzberichterstattung zu wahren. Unsere geschäftlichen Informationen, in welcher Form auch immer sie auftreten, müssen die wahre Natur unserer Transaktionen widerspiegeln.
Erstellen und Verwalten geschäftlicher Aufzeichnungen
Jeden Tag erstellen wir Tausende geschäftlicher Aufzeichnungen. Sie reichen von Verträgen mit Kunden über Berichte für Aufsichtsbehörden bis hin zu Stundennachweisen und Spesenabrechnungen. Manchmal stellt auch unsere Kommunikation per E-Mail und Telefon geschäftliche Aufzeichnungen dar. Wir verlassen uns darauf, dass sie genau und vollständig sind und der Wahrheit entsprechen, damit wir unsere Abläufe analysieren, darüber Berichte erstellen und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen können. Geschäftliche Aufzeichnungen können aufgrund von Rechtsstreitigkeiten, behördlichen Untersuchungen oder Recherchen durch Medien öffentlich werden.
Aus diesen Gründen müssen alle von uns erstellten geschäftlichen Aufzeichnungen, in welcher Form auch immer sie auftreten, die wahre Natur der Transaktionen und Ereignisse widerspiegeln. Verfälschen Sie niemals eine Aufzeichnung und versuchen Sie niemals, zu verschleiern, was wirklich passiert ist. Vermeiden Sie Übertreibungen, Kraftausdrücke und rechtliche Schlussfolgerungen in all Ihrer Kommunikation.
Unter normalen Umständen halten wir uns bei der Entscheidung, welche Aufzeichnungen aufbewahrt und welche entsorgt werden müssen, an unsere Aufbewahrungszeitpläne. Von diesen Plänen kann es jedoch Ausnahmen geben, z. B. bei Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Ermittlungen. Fragen Sie im Zweifelsfall also nach und befolgen Sie die Anweisungen, die Sie erhalten.
Fragen und Antworten
Ich räume in meinem Büro auf und sehe einen Karton mit Papieren, die gemäß unserer Richtlinie zur Aufbewahrung von Unterlagen vernichtet werden müssen. Ich habe jedoch gerade gehört, dass es in Zusammenhang mit diesem Kunden eine ausstehende Angelegenheit gibt. Was soll ich tun?
Lassen Sie die Unterlagen nicht vernichten. Fragen Sie die Rechtsabteilung, ob die Dokumente aufgrund der Kundenangelegenheit aufbewahrt werden sollten.
Finanzberichte und Kontrollen
Wir verwenden unsere Finanzberichte, um Steuererklärungen und Berichte für steuerliche, regulatorische und statistische Zwecke zu erstellen. Wir halten uns bei der Zusammenstellung und Weitergabe unserer Finanzinformationen an die geltenden Rechnungslegungsvorschriften. Beim Erstellen und Einreichen unserer Steuererklärungen und anderer Unterlagen halten wir alle Steuergesetze ein.
Wenn Ihre Arbeit die Bereitstellung von Finanzinformationen an das Controlling oder die Steuerabteilung umfasst, müssen Sie diese rechtzeitig vorlegen. Außerdem müssen Sie bestätigen, dass die Informationen korrekt sind und dass Sie die Richtlinien von Cargill eingehalten haben. Wenn Informationen nicht rechtzeitig bereitgestellt werden und nicht korrekt sind, kann das in diesen Fällen zu erheblichen rechtlichen und kommerziellen Risiken für Cargill führen. Wenden Sie sich bei steuerbezogenen Fragen an die Steuerabteilung und bei Finanzfragen an das Controlling. Weitere Hinweise finden Sie in der Richtlinie von Cargill über unser Kontrollsystem für die Finanzberichterstattung.