Prowadzimy dokładną i uczciwą dokumentację
Dokładna i uczciwa dokumentacja ma kluczowe znaczenie dla podejmowania trafnych decyzji biznesowych i zachowania integralności sprawozdawczości finansowej. Nasze informacje biznesowe, niezależnie od formy, muszą odzwierciedlać prawdziwy charakter naszych transakcji.
Tworzenie i zarządzanie dokumentacją biznesową
Każdego dnia tworzymy tysiące dokumentów biznesowych. Różnią się one w zależności od umów z klientami i sprawozdań dla organów regulacyjnych, a także w zależności od harmonogramów i sprawozdań z wydatków. Czasami nasze wiadomości e-mail i komunikacja telefoniczna stają się dokumentacją biznesową. Zdajemy się na ich dokładność, kompletność i wiarygodność, aby móc analizować i raportować nasze działania oraz podejmować rozsądne decyzje biznesowe. Każdy dokument biznesowy może stać się publiczny w drodze postępowania sądowego, dochodzenia rządowego lub dochodzenia medialnego.
Z tych powodów wszystkie dokumenty biznesowe, które tworzymy, w dowolnej formie, muszą odzwierciedlać prawdziwy charakter transakcji i wydarzeń. Nigdy nie fałszuj dokumentacji ani nie próbuj ukrywać tego, co naprawdę się wydarzyło. Unikaj wyolbrzymiania, wulgaryzmów i wyciągania wniosków prawnych we wszystkich rodzajach komunikacji.
W normalnych warunkach stosujemy się do harmonogramów przechowywania dokumentacji, decydując o tym, które dokumenty należy zachować a które zniszczyć. Mogą jednak istnieć wyjątki od harmonogramu, na przykład dotyczące sporów sądowych lub postępowań rządowych. Dlatego należy dopytać w razie wątpliwości i postępować zgodnie z otrzymanymi instrukcjami.
Pytania i odpowiedzi
Porządkuję swoje biuro i widzę karton z dokumentami, które mają zostać zniszczone zgodnie z naszą polityką przechowywania dokumentacji. Wiem jednak, że w moim miejscu pracy toczy się sprawa dotycząca klienta. Co mam zrobić?
Nie wysyłaj kartonu do zniszczenia. Skonsultuj się z działem prawnym, aby sprawdzić, czy którekolwiek z dokumentów w kartonie powinny zostać zachowane z powodu sprawy klienta.
Sprawozdania finansowe i kontrole
Nasze sprawozdania finansowe są wykorzystywane do przygotowywania sprawozdań rządowych i raportów do celów podatkowych, regulacyjnych i statystycznych. Podczas opracowywania i udostępniania informacji finansowych przestrzegamy obowiązujących zasad rachunkowości. Sporządzamy i składamy zeznania podatkowe i inne sprawozdania zgodnie ze wszystkimi przepisami podatkowymi.
Jeśli Twoja praca wymaga dostarczenia informacji finansowych do organizacji kontrolującej lub działu podatkowego, musisz upewnić się, że wykonujesz to na czas. Musisz również potwierdzić dokładność informacji i zgodność z zasadami Cargill. Niedostarczenie aktualnych i dokładnych informacji w takich przypadkach może spowodować poważne ryzyko prawne i handlowe dla Cargill. W przypadku pytań związanych z podatkami skontaktuj się z działem podatkowym, zaś aby uzyskać odpowiedzi na pytania związane z finansami, z działem kontroli. Zapoznaj się z Polityką firmy Cargill dotyczącą kontroli sprawozdań finansowych Cargill, aby poznać wytyczne.