We houden onze documenten nauwkeurig en eerlijk bij
Nauwkeurige en waarheidsgetrouwe documenten zijn essentieel voor het nemen van weloverwogen zakelijke beslissingen en het handhaven van de integriteit van onze financiële verslaglegging. Onze bedrijfsinformatie, in welke vorm dan ook, moet de ware aard van onze transacties weerspiegelen.
Bedrijfsdocumenten maken en beheren
Elke dag maken we duizenden bedrijfsdocumenten. Deze variëren van klantcontracten en rapporten voor regelgevende instanties tot urenstaten en onkostendeclaraties. Soms worden onze e-mail- en telefoongesprekken opgenomen in bedrijfsdocumenten. We vertrouwen op de nauwkeurigheid, volledigheid en waarheid van deze documenten om onze activiteiten te analyseren en erover te rapporteren en om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen. Elk bedrijfsdocument kan openbaar worden gemaakt via een rechtszaak, een overheidsonderzoek of een mediaonderzoek.
Daarom moeten alle bedrijfsdocumenten die we maken, in welke vorm dan ook, de ware aard van de transacties en gebeurtenissen weerspiegelen. Vervals nooit een document en probeer nooit te verdoezelen wat er werkelijk is gebeurd. Overdrijf niet, gebruik geen kleurrijke taal en trek geen juridische conclusies in al uw communicatie.
Onder normale omstandigheden volgen we onze bewaartermijnen voor documenten wanneer we beslissen welke documenten moeten worden bewaard en welke moeten worden verwijderd. Er kunnen echter uitzonderingen zijn op deze planning, zoals een rechtszaak of een overheidsonderzoek. Vraag bij twijfel dus altijd om hulp en volg de instructies die u krijgt.
V en A
Ik ben mijn kantoorruimte aan het opruimen en zie een doos met papierwerk dat volgens ons beleid voor het bewaren van documenten moet worden vernietigd. Maar ik heb net gehoord dat er op mijn werkplek een kwestie is met een klant die nog niet is opgelost. Wat moet ik doen?
Stuur de doos niet op voor vernietiging. Raadpleeg de juridische afdeling om te bepalen of de documenten in de doos bewaard moeten worden vanwege de kwestie met de klant.
Jaarrekening en financiële controles
We gebruiken onze jaarrekening om belastingaangiften en rapporten voor regelgevende instanties en statistische doeleinden op te stellen. We leven de toepasselijke boekhoudregels na bij het verzamelen en delen van onze financiële informatie. We stellen onze belastingaangiften en andere aangiften op en dienen deze in volgens de geldende belastingwetten.
Als u voor uw werk financiële informatie moet verstrekken aan de verantwoordelijke organisatie of de belastingafdeling, moet u ervoor zorgen dat dit tijdig gebeurt. U moet ook verklaren dat de informatie juist is en dat u het beleid van Cargill naleeft. Het niet tijdig verstrekken van juiste informatie kan in deze gevallen leiden tot aanzienlijke juridische en commerciële risico’s voor Cargill. Neem contact op met de belastingafdeling voor belastinggerelateerde vragen, en met uw verantwoordelijke bron voor financiële vragen. Raadpleeg het beleid inzake de controle van de jaarrekening van Cargill voor richtlijnen.