Registrazioni accurate e veritiere
È fondamentale tenere registrazioni accurate e veritiere per prendere decisioni aziendali corrette e mantenere l'integrità della nostra informativa finanziaria. Le nostre informazioni aziendali, in qualsiasi forma, devono riflettere la vera natura delle nostre transazioni.
Creazione e gestione dei dati aziendali
Ogni giorno, creiamo migliaia di dati aziendali che vanno dai contratti con i clienti alle relazioni per gli enti regolatori, dai timesheet ai rendiconti delle spese. A volte, le nostre comunicazioni via e-mail e telefoniche diventano dati aziendali. Facciamo affidamento sulla loro accuratezza, completezza e veridicità per eseguire analisi e riferire sull'andamento della gestione aziendale e prendere decisioni valide ed efficaci. Qualsiasi dato aziendale potrebbe diventare pubblico a seguito di controversie legali, indagini governative o richieste di informazioni da parte dei media.
Per questi motivi, tutti i dati aziendali che creiamo, in qualsiasi forma, devono riflettere la vera natura delle transazioni e degli eventi. Non falsificare mai un dato e non cercare di nascondere ciò che è realmente accaduto. Evita esagerazioni, espressioni colorite o conclusioni giuridiche in qualsiasi comunicazione.
In circostanze normali, ci atteniamo ai nostri programmi di conservazione delle registrazioni per decidere quali dati devono essere conservati e quali possono essere invece eliminati. Tuttavia, in caso di controversie legali o di indagini governative, sono ammesse eccezioni a tali regole. Pertanto, in caso di dubbi, assicurati di seguire le istruzioni ricevute.
Domande e risposte
Facendo pulizia nel mio ufficio, noto uno scatolone con dei documenti che dovrebbero essere distrutti in base alla nostra politica sulla conservazione delle registrazioni. Tuttavia, ho appena sentito dire che c'è un contenzioso pendente con un cliente nel mio luogo di lavoro. Come devo comportarmi?
Non mandare allo smaltimento lo scatolone. Consultati con l'Ufficio legale per capire se è opportuno conservare qualche documento alla luce della questione ancora aperta con il cliente.
Rendiconti finanziari e controlli
Utilizziamo i nostri rendiconti finanziari per preparare le dichiarazioni e relazioni da inviare al governo per fini fiscali, regolamentari e statistici. Rispettiamo le norme contabili vigenti per la compilazione e condivisione delle informazioni finanziarie. Prepariamo e presentiamo le nostre dichiarazioni fiscali e altre comunicazioni in conformità a tutte le leggi fiscali applicabili.
Se il tuo lavoro prevede l'invio di informazioni finanziarie all'ufficio amministrativo o alla Direzione Affari fiscali, devi assicurarti di farle pervenire tempestivamente. Devi inoltre certificare l'accuratezza delle informazioni fornite e la conformità alle politiche di Cargill. In questi casi, il mancato conferimento di informazioni accurate e tempestive può comportare gravi rischi a livello legale e commerciale per Cargill. Rivolgiti alla Direzione Affari fiscali per qualsiasi domanda di natura fiscale e consulta il tuo referente dell'ufficio amministrativo per questioni di carattere finanziario. Per maggiori informazioni, consulta la Politica sui controlli di bilancio di Cargill.