Nous tenons des registres exacts et honnêtes
Il est essentiel de tenir des registres exacts et honnêtes pour prendre des décisions commerciales en disposant de toutes les informations utiles et maintenir l’intégrité de nos rapports financiers. Nos informations commerciales, quelle que soit leur forme, doivent refléter la véritable nature de nos transactions.
Créer et gérer des documents professionnels
Chaque jour, nous créons des milliers de documents professionnels. Cela va des contrats avec les clients et des rapports pour les organismes de réglementation aux feuilles d’émargement et aux notes de frais. Parfois, nos communications par e-mail et par téléphone deviennent des documents professionnels. Nous comptons sur leur exactitude, leur exhaustivité et leur véracité pour analyser et rendre compte de nos opérations et pour prendre des décisions commerciales pertinentes. Tout document d’entreprise pourrait être rendu public dans le cadre d’un litige, d’une enquête gouvernementale ou d’une demande de médias.
Pour ces raisons, tous les documents professionnels que nous créons, quelle que soit leur forme, doivent refléter la véritable nature des transactions et des événements. Ne falsifiez jamais un document et n’essayez jamais de dissimuler ce qui s’est réellement passé. Évitez les exagérations, le langage imagé et les conclusions juridiques dans toutes vos communications.
Dans des circonstances normales, nous suivons nos calendriers de conservation des dossiers pour décider quels documents conserver et lesquels détruire. Cependant, il peut y avoir des exceptions à ce calendrier, comme un litige ou une enquête gouvernementale. En cas de doute, n’hésitez donc pas à demander et à suivre les instructions que vous recevez.
Questions/Réponse
Je nettoie mon bureau et vois un carton de documents devant être déchiquetés conformément à notre politique de conservation des documents. Toutefois, je viens d’apprendre que nous avons une procédure de suivi client en attente sur mon lieu de travail. Que dois-je faire ?
Ne détruisez pas la boîte. Consultez le service juridique pour savoir si l’un des documents qu’elle contient doit être conservé en raison de l’affaire avec le client.
États financiers et contrôles
Nous utilisons nos états financiers pour préparer les déclarations et rapports publics à des fins fiscales, réglementaires et statistiques. Nous nous conformons aux règles comptables en vigueur lors de la compilation et du partage de nos informations financières. Nous préparons et remplissons nos déclarations de revenus et autres déclarations conformément à toutes les lois fiscales.
Si votre travail implique de fournir des informations financières à l’organisation de contrôle ou à l’administration fiscale, vous devez vous assurer qu’elles sont transmises dans les délais. Vous devez également certifier l’exactitude des informations et votre respect des politiques de Cargill. Le fait de ne pas fournir des informations exactes et en temps voulu dans ces cas-là peut entraîner un risque juridique et commercial important pour Cargill. Contactez l’administration fiscale pour toute question relative à la fiscalité et votre organisme de contrôle pour toute question relative aux finances. Pour en savoir plus, consultez la politique de Cargill relative aux contrôles des états financiers.