Kita Memiliki Pengarsipan yang Akurat dan Faktual
Pengarsipan yang akurat dan faktual sangatlah penting dalam pengambilan keputusan bisnis yang logis dan untuk menjaga integritas pelaporan keuangan kita. Informasi bisnis kita, dalam bentuk apa pun, harus mencerminkan transaksi kita yang sebenarnya.
Membuat dan Mengelola Arsip Bisnis
Setiap harinya, kita menghasilkan ribuan arsip bisnis. Arsip ini mencakup kontrak dan laporan pelanggan untuk regulator, hingga laporan timesheet dan biaya. Terkadang, komunikasi email dan telepon bisa dijadikan arsip bisnis. Kita mengandalkan keakuratan, kelengkapan, dan keaslian arsip dalam menganalisis dan melaporkan operasi kita serta mengambil keputusan bisnis yang tepat. Setiap arsip bisnis dapat bersifat publik melalui litigasi, penyelidikan pemerintah, atau penyelidikan media.
Untuk alasan ini, semua catatan bisnis yang kita buat, dalam bentuk apa pun, harus mencerminkan transaksi dan peristiwa yang sebenarnya. Jangan pernah memalsukan arsip atau mencoba menutupi apa yang sebenarnya terjadi. Jangan melebih-lebihkan, hindari bahasa bermakna ganda.dan kesimpulan hukum dalam semua komunikasi Anda.
Dalam situasi normal, kita mengikuti jadwal penyimpanan arsip saat memutuskan arsip mana yang harus disimpan dan mana yang harus dibuang. Namun, mungkin ada pengecualian untuk jadwal ini, seperti dalam kasus litigasi atau penyelidikan pemerintah. Jadi, pastikan Anda bertanya jika ragu dan mengikuti instruksi yang diberikan.
Tanya Jawab
Saya sedang membersihkan ruang kantor dan menemukan kotak berisi dokumen yang perlu dihancurkan sesuai kebijakan penyimpanan arsip kita. Namun, di saat bersamaan ada persoalan klien yang perlu diselesaikan di tempat kerja saya. Apakah yang harus saya lakukan?
Jangan hancurkan kertas. Berkonsultasilah dengan Law Department untuk melihat apakah ada dokumen di dalamnya yang harus disimpan karena terkait masalah klien tersebut.
Kontrol dan Laporan Keuangan
Kita menggunakan laporan keuangan untuk menyiapkan laporan pengembalian dan laporan pemerintah yang terkait pajak, peraturan, dan statistik. Kita mematuhi aturan akuntansi yang berlaku saat mengumpulkan dan membagikan informasi keuangan kita. Kita menyiapkan dan melaporkan pengembalian pajak serta pemberkasan lainnya sesuai dengan semua undang-undang perpajakan yang ada.
Jika tugas Anda mencakup penyediaan informasi keuangan kepada organisasi regulator atau Tax Department, pastikan informasi tersebut disampaikan tepat waktu. Anda juga harus memastikan akurasi informasi dan kepatuhan Anda terhadap kebijakan Cargill. Keterlambatan pengumpulan informasi yang akurat dalam kasus ini dapat menimbulkan risiko hukum dan komersial yang signifikan bagi Cargill. Hubungi Tax Department jika memiliki pertanyaan terkait pajak dan sumber daya pengendali jika memiliki pertanyaan terkait keuangan. Baca Kebijakan Kontrol Laporan Keuangan Cargill sebagai acuan.