Mantenemos registros precisos y honestos
Los registros precisos y honestos son fundamentales para tomar decisiones comerciales sólidas y mantener la integridad de nuestros informes financieros. Nuestra información comercial, en cualquier forma, debe reflejar la verdadera naturaleza de nuestras transacciones.
Creación y administración de registros comerciales
Cada día, creamos miles de registros comerciales. Estos pueden ser desde contratos con clientes e informes para organismos reguladores hasta planillas de horarios e informes de gastos. A veces, nuestras comunicaciones por correo electrónico y teléfono se convierten en registros comerciales. Contamos con su precisión, completitud y veracidad para analizar e informar sobre nuestras operaciones y tomar decisiones comerciales acertadas. Cualquier registro de negocios podría hacerse público a través de litigios, una investigación gubernamental o una consulta de medios de comunicación.
Por estas razones, todos los registros comerciales que creamos, en cualquier forma, deben reflejar la verdadera naturaleza de las transacciones y los eventos. Nunca falsifique un registro ni trate de disfrazar lo que realmente sucedió. Evite la exageración, el lenguaje soez y las conclusiones legales en todas sus comunicaciones.
En circunstancias normales, seguimos nuestros programas de conservación de registros para decidir qué registros conservar y cuáles eliminar. Pero puede haber excepciones a este programa, como litigios o una investigación gubernamental. Por lo tanto, asegúrese de preguntar si tiene dudas y siga las instrucciones que reciba.
Preguntas y respuestas
Estoy limpiando mi oficina y veo una caja de papeles que hay que triturar de acuerdo con nuestra política de conservación de registros. Pero acabo de escuchar que hay un asunto con un cliente pendiente en mi lugar de trabajo. ¿Qué debo hacer?
No envíe la caja a triturar. Consulte con el Departamento Legal para ver si alguno de los documentos internos debe conservarse debido al asunto con el cliente.
Estados financieros y controles
Utilizamos nuestros estados financieros para preparar declaraciones e informes gubernamentales con fines fiscales, regulatorios y estadísticos. Cumplimos con las normas de contabilidad aplicables cuando recopilamos y compartimos nuestra información financiera. Preparamos y archivamos nuestras declaraciones de impuestos y otros documentos de acuerdo con todas las leyes fiscales.
Si su trabajo implica proporcionar información financiera a la organización de contraloría o al Departamento de Impuestos, debe asegurarse de que sea puntual. También debe certificar la exactitud de la información y su cumplimiento de las políticas de Cargill. El hecho de no proporcionar información oportuna y exacta en estos casos puede generar un riesgo legal y comercial significativo para Cargill. Comuníquese con el Departamento de Impuestos para hacer preguntas relacionadas con impuestos y con su recurso de contraloría para hacer preguntas relacionadas con finanzas. Revise la Política de controles de estados financieros de Cargill para obtener orientación.