Мы составляем точные и честные записи
Точные и честные записи критически важны для принятия обоснованных деловых решений и поддержания целостности нашей финансовой отчетности. Наша деловая информация в любой форме должна отражать истинный характер наших операций.
Создание и управление деловыми записями
Каждый день мы создаем тысячи деловых записей. Они бывают разными: от контрактов с клиентами и отчетов для регулирующих органов до табелей учета рабочего времени и отчетов о расходах. Иногда наши электронные и телефонные сообщения тоже становятся деловыми записями. Мы рассчитываем на то, что они будут точными, полными и достоверными, чтобы мы могли анализировать нашу деятельность и составлять отчеты, а также принимать обоснованные деловые решения. Любая деловая запись может стать общедоступной в результате судебного разбирательства, государственного расследования или запроса СМИ.
Поэтому все создаваемые нами деловые записи в любой форме должны отражать истинный характер операций и событий. Никогда не фальсифицируйте записи и не пытайтесь скрыть, что произошло в действительности. Избегайте преувеличений, вызывающих формулировок и юридических заключений в любых сообщениях.
При принятии решения о том, какие записи следует хранить и какие удалять, мы обычно следуем нашим графикам хранения документов. Однако в случае судебного разбирательства или государственного расследования возможны исключения. Поэтому при возникновении сомнений обязательно уточняйте информацию и следуйте инструкциям, которые вы получили.
Вопросы и ответы
Во время уборки в кабинете мне на глаза попалась коробка с бумажными документами, которые необходимо уничтожить в шредере в соответствии с нашей политикой хранения документации. Но мне только что сообщили, что в нашем офисе есть незавершенное дело клиента. Как мне следует поступить?
Не отправляйте коробку в шредер. Обратитесь в юридический отдел, чтобы узнать, требуется ли сохранить какие-либо документы из нее в связи с делом клиента.
Финансовые отчеты и средства контроля
Мы используем наши финансовые отчеты для подготовки государственных ведомостей и отчетов в налоговых, регуляторных и статистических целях. Мы соблюдаем применимые правила бухгалтерского учета при подготовке и передаче финансовой информации.
Мы составляем и регистрируем налоговые декларации и другие документы в соответствии со всеми требованиями налогового законодательства. Если ваша работа связана с предоставлением финансовой информации в контролирующую организацию или налоговое управление, вы должны делать это своевременно. Вы также должны убедиться в точности этой информации и соответствии политикам Cargill. Неспособность своевременно предоставить точную информацию в этих случаях может привести к значительным юридическим и коммерческим рискам для Cargill. По вопросам, связанным с налогами, обращайтесь в налоговое управление, а по вопросам, связанным с финансами, — к специалисту по финансовому контролю. Для получения дополнительной информации обратитесь к политике Cargill в отношении финансовой отчетности и контроля.