客户的信任
我们保留准确、真实的记录
准确、真实的记录对于合理的业务决策和财务报告的完整性至关重要。我们的业务信息（无论形式如何）必须反映交易的真实性质。
创建和管理业务记录
在每一天，我们都要创建不计其数的业务记录。其内容多种多样，从客户合同和监管机构报告，到工时表和费用报告。有时，我们的电子邮件和电话通信也会构成业务记录。其准确性、完整性和真实性至关重要，是我们分析和报告运营情况并做出合理业务决策的基础。
任何业务记录都可能在诉讼、政府调查或媒体询问中公开。因此，我们创建的所有业务记录（无论形式如何）都必须反映交易和事件的真实性质。切勿伪造记录或试图掩盖真实情况。在所有交流中都要避免使用夸张的言辞、粗俗的语言和法律结论。
一般情况下，我们按照记录保留时间表来决定要保留和处置哪些记录。但可能存在超出此时间表的例外情况，例如诉讼或政府调查。因此，如有疑问，请务必提出，并谨遵您收到的任何指示。
问题和解答
我正在清理自己的办公空间，看到一箱根据公司记录保留政策应该粉碎的文件。但我刚刚听说，其中有一份文件涉及公司一项待处理的客户案例。我该怎么办？
不要将这箱文件送去粉碎处理。咨询法务部，看看是否因客户案例而需要保留其中的文档。
财务报表与控制
我们使用财务报表编制用于税务、监管和统计目的的政府报表和报告。在编制和共享财务信息时，我们遵守适用的会计规则。我们根据所有税法准备和提交纳税申报表和其他申报材料。
如果您的工作涉及向控制机构或税务部门提供财务信息，您必须确保及时提供此类信息。您还必须证明信息的准确性，证明您遵守嘉吉政策。在此类情况下，如果未能及时提供准确的信息，嘉吉将面临巨大的法律和商业风险。如有税务相关问题，请联系税务部；如有财务相关问题，请联系控制资源。如需相关指导，请参阅嘉吉《财务报表控制政策》。