Ние водим точни и честни архиви
Точните и честни архиви са от решаващо значение за подходящите бизнес решения и за поддържането на почтеността на нашето финансово отчитане. Нашата бизнес информация, под всякаква форма, трябва да отразява реалното естество на нашите сделки.
Създаване и управление на бизнес архиви
Всеки ден ние създаваме хиляди бизнес архиви. Те варират от договори с клиенти и доклади за регулаторни агенции до справки за изработени часове и отчети за разходи. Понякога нашата комуникация по електронна поща и телефон се превръща в бизнес архив. Ние разчитаме на тяхната точност, пълнота и истинност, за да анализираме и отчитаме нашите операции и да взимаме подходящи бизнес решения. Всеки бизнес архив би могъл да стане публичен при евентуален съдебен процес, правителствено разследване или запитване от медиите.
Поради това всички бизнес архиви, които създаваме, под каквато и да е форма, трябва да отразяват реалното естество на сделките и събитията. Никога не фалшифицирайте, нито опитвайте да прикриете какво наистина се е случило. В цялата си комуникация избягвайте преувеличения, цветист език и правни заключения.
При нормални обстоятелства ние спазваме графиците за запазване на нашите архиви при взимане на решение кои архиви да запазим и кои да изхвърлим. Но е възможно да има изключения в този график като при съдебен процес или правителствено разследване. Ето защо винаги питайте ако имате съмнения и следвайте инструкциите, които ще получите.
Въпроси и отговори
Почиствах своето офис пространство и видях кутия с документи, която трябва да бъде унищожена според нашата политика за задържане на архиви. Но току-що чух на работното си място, че има нерешен въпрос с този клиент. Какво да правя?
Не изпращайте кутията за унищожаване. Консултирайте се с Правния отдел, за да видите дали някой от документите в кутията следва да бъде запазен във връзка с въпроса относно клиента.
Финансови отчети и контрол
Ние използваме нашите финансови отчети, за да подготвим декларации и отчети към правителствените органи за данъчни, регулаторни и статистически цели. Ние спазваме приложимите счетоводни правила при изготвянето и споделянето на нашата финансова информация. Ние подготвяме и подаваме нашите данъчни и други декларации в съответствие с всички данъчни закони.
Ако работата Ви включва осигуряване на финансова информация на контролна организация или за данъчния отдел, трябва да се уверите, че тя е предоставена своевременно. Трябва също така да удостоверите както точността на информацията, така и спазването от Ваша страна на политиките на Cargill. Неосигуряването на своевременна и точна информация в тези случаи може да доведе до значителен правен и търговски риск за Cargill. Свържете се с Данъчния отдел за свързаните с данъци въпроси и с Вашия контролен ресурс за свързаните с финанси въпроси. Прегледайте политиката на Cargill за контрол на финансовите отчети за насоки.