Lưu giữ hồ sơ chính xác và trung thực
Hồ sơ chính xác và trung thực là yếu tố then chốt để đưa ra các quyết định sáng suốt trong kinh doanh và duy trì tính chính trực trong báo cáo tài chính. Dù ở định dạng nào, thông tin kinh doanh đều phải phản ánh bản chất thực sự của giao dịch.
Tạo và quản lý hồ sơ kinh doanh
Mỗi ngày, hàng ngàn hồ sơ kinh doanh ra đời, bao gồm hợp đồng khách hàng và báo cáo để gửi các cơ quan quản lý, bảng chấm công và báo cáo chi phí. Đôi khi, những thông tin liên lạc qua điện thoại và email cũng trở thành hồ sơ kinh doanh. Tính chính xác, đầy đủ và chân thực của những hồ sơ này sẽ là căn cứ để phân tích và báo cáo hoạt động của công ty và đưa ra các quyết định sáng suốt trong kinh doanh. Mọi hồ sơ kinh doanh đều có thể trở thành tài liệu công khai qua quá trình kiện tụng, cuộc điều tra của chính phủ hoặc yêu cầu của truyền thông.
Vì những lý do này, dù ở định dạng nào, tất cả hồ sơ kinh doanh đều phải phản ánh bản chất thực sự của các giao dịch và sự kiện. Không bao giờ làm sai lệch hồ sơ hoặc cố che giấu điều thực sự đã xảy ra. Tránh sử dụng ngôn ngữ hoa mỹ, cường điệu và kết luận pháp lý trong tất cả tài liệu trao đổi của bạn.
Trong điều kiện bình thường, tuân thủ lịch trình lưu giữ hồ sơ khi quyết định cần lưu giữ hay loại bỏ hồ sơ nào. Nhưng có thể có những trường hợp ngoại lệ với lịch trình này, chẳng hạn như trong trường hợp kiện tụng hoặc điều tra của chính phủ. Vậy nên nếu không biết chắc, hãy hỏi và thực hiện theo những hướng dẫn bạn nhận được.
Hỏi đáp
Tôi đang dọn dẹp chỗ làm việc của mình và thấy một hộp giấy tờ đến hạn cần loại bỏ theo chính sách lưu giữ hồ sơ. Nhưng tôi có nghe nói ở chỗ làm của tôi có vấn đề đang chờ xử lý liên quan đến khách hàng. Tôi nên làm gì?
Không gửi hộp giấy tờ đó đi tiêu hủy. Hãy tham vấn ý kiến của Bộ phận Pháp chế để xem có tài liệu nào trong hộp đó cần được lưu giữ vì vấn đề liên quan đến khách hàng hay không.
Các biện pháp kiểm soát và báo cáo tài chính
Công ty sử dụng báo cáo tài chính của mình để chuẩn bị báo cáo cho chính phủ và báo cáo thuế, cũng như phục vụ các mục đích thống kê và theo quy định. Công ty tuân thủ các quy tắc kế toán áp dụng khi soạn thảo và chia sẻ thông tin tài chính của mình. Công ty chuẩn bị và kê khai tờ khai thuế cũng như các hồ sơ khác theo tất cả luật thuế.
Nếu công việc của bạn bao gồm cung cấp thông tin tài chính cho tổ chức kiểm soát hoặc Bộ phận Thuế, bạn phải đảm bảo kịp thời cung cấp những thông tin đó. Bạn cũng phải chứng nhận tính chính xác của thông tin bạn cung cấp và bạn tuân thủ các chính sách của Cargill. Trong những trường hợp này, việc không thể cung cấp thông tin kịp thời và chính xác có thể dẫn đến rủi ro pháp lý và thương mại nghiêm trọng cho Cargill. Hãy liên hệ với Bộ phận Thuế nếu có câu hỏi liên quan đến thuế và liên hệ với nguồn lực kiểm soát của bạn nếu có câu hỏi liên quan đến tài chính. Xem hướng dẫn trong Chính sách của Cargill về kiểm soát báo cáo tài chính.